Arkevia s’impose comme une solution sécurisée incontournable pour la protection des documents RH en France. Conçue par Cegedim SRH, cette plateforme révolutionne la gestion documentaire en centralisant et en sécurisant les documents essentiels des salariés, tels que les bulletins de paie, contrats de travail ou attestations. Ce service facilite la vie des entreprises et de leurs collaborateurs grâce à :
- Un espace personnel en ligne accessible à tout moment
- Un haut niveau de confidentialité et de sécurité des données certifié
- Une conservation légale et pérenne des documents RH pendant 50 ans
- Une simplification des processus RH liés à l’archivage et la mise à disposition des documents
Explorons plus en détail les atouts clés d’Arkevia et pourquoi elle s’impose comme une référence pour les directions des ressources humaines.
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Sommaire
Arkevia : une solution sécurisée au cœur de la digitalisation RH
Arkevia, lancée en 2017 par Cegedim SRH, est une plateforme SaaS dédiée à la dématérialisation et l’archivage sécurisé des documents RH. Cette solution a été développée pour répondre à l’évolution légale et technologique du secteur, en particulier après la loi Travail de 2016 qui autorise l’envoi électronique des bulletins de paie sans consentement préalable du salarié.
Cegedim SRH place la sécurité des données au cœur de ses priorités, témoignant de son engagement avec cinq certifications majeures, parmi lesquelles :
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- ISO 27001 pour le management de la sécurité de l’information
- NF Z42-013 garantissant la valeur probante de l’archivage électronique
- HDS (Hébergeur de Données de Santé), révélant un niveau de sécurité supérieur, habituellement réservé aux données médicales
- Certifications SOC 2 et SOC 3 établissant l’excellence dans la gestion des systèmes et contrôles de sécurité
Ces labels, combinés à un chiffrement AES 256 bits appliqué de bout en bout, et un hébergement exclusivement en France, assurent aux entreprises et salariés une confidentialité sans faille. La politique dite « zéro connaissance » signifie que même les équipes techniques de Cegedim ne peuvent accéder aux contenus stockés.
Quel cadre légal encadre la dématérialisation des bulletins de paie ?
Le changement majeur intervient avec la loi Travail de 2016, qui a instauré que l’employeur peut désormais transmettre directement les bulletins de paie par voie électronique sans obtenir le consentement écrit des salariés. La valeur juridique du document électronique est identique à celle du document papier, ce qui garantit aux salariés la reconnaissance officielle des documents.
Le Code du travail impose que les bulletins de paie doivent être accessibles pour une durée minimale de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans, ce qui correspond généralement à la quasi-totalité de la carrière professionnelle. Arkevia répond précisément à cette exigence, sécurisant et garantissant cette accessibilité dans la durée, même en cas de changement de prestataire.
Comment accéder et utiliser Arkevia pour la gestion quotidienne des documents RH ?
La liaison entre l’employeur et le salarié s’opère via une interface intuitive baptisée MyArkevia, un espace personnel sécurisé. Pour la première connexion :
- L’employeur génère un accès initial et transmet un email contenant un identifiant et un code temporaire
- Le salarié active son compte en saisissant ces informations sur MyArkevia
- Le salarié crée un mot de passe personnel et valide son adresse email
- Le compte est activé, et tous les documents déposés deviennent immédiatement accessibles
Une application mobile complète disponible sur iOS et Android permet aussi la consultation et le téléchargement des bulletins de paie en mobilité. Néanmoins, la plateforme reste avant tout conçue pour un usage desktop afin de bénéficier des fonctionnalités avancées.
Si vous rencontrez un retard dans la réception de l’email d’activation, pensez à vérifier vos courriers indésirables ou à contacter votre service RH, qui pourra relancer la procédure.
Retours d’expérience utilisateurs : quels bénéfices et améliorations ?
Les salariés retiennent avant tout la simplicité d’accès aux documents, un atout qui supprime le traditionnel recours aux services RH pour récupérer un bulletin ancien. La sécurité perçue rassure particulièrement ceux ayant déjà connu des pertes de documents durant un déménagement ou un sinistre.
Du point de vue des responsables RH, Arkevia génère un gain opérationnel notable, notamment par la réduction des coûts liés à l’impression et à la distribution papier. Pour une entreprise de 500 salariés, cela représente potentiellement plusieurs dizaines de milliers d’euros économisés annuellement.
Néanmoins, certaines frictions concernent la première connexion et la réinitialisation du mot de passe, qui nécessite l’intervention du service RH. Comparé à certaines autres solutions disponibles sur le marché telles que Silae, ce parcours pourrait être simplifié pour favoriser une meilleure expérience utilisateur.
Arkevia, une solution de référence pour la gestion sécurisée dans les ressources humaines
Avec plus de 350 clients, incluant des géants comme Leroy Merlin (plus de 25 000 salariés en France) ou Altran, Arkevia s’impose comme un choix stratégique pour les grandes entreprises. Le service s’intègre parfaitement aux autres solutions du groupe Cegedim dédiées à la paie ou à la gestion des congés, pour fournir une gestion cohérente des ressources humaines.
La certification HDS ouvre également des perspectives dans des secteurs plus sensibles, notamment la santé, où l’exigence de confidentialité et d’archivage sécurisé est renforcée. Cette flexibilité étend le positionnement d’Arkevia, qui ne se limite plus à la simple gestion documentaire classique.
Pour ceux qui souhaitent approfondir les outils numériques accessibles aux agents publics, l’espace IntraParis Agents Municipaux propose des informations utiles, tandis que le Guide CNETP Travaux Publics éclaire sur les bonnes pratiques RH dans le secteur. Enfin, pour les chefs d’entreprise, accéder au Kbis en ligne complète utilement la gestion administrative numérique.
| Caractéristiques | Détails |
|---|---|
| Type de solution | Coffre-fort numérique RH SaaS |
| Éditeur | Cegedim SRH |
| Documents gérés | Bulletins de paie, contrats, attestations, avenants |
| Durée de conservation | 50 ans (ou jusqu’à 75 ans pour le salarié) |
| Certifications principales | ISO 27001, NF Z42-013, HDS, SOC 2 & SOC 3 |
| Chiffrement | AES 256 bits de bout en bout |
| Hébergement | Serveurs situés en France |
| Applications mobiles | iOS et Android |
| Nombre de clients | Plus de 350 dont Leroy Merlin, Altran |
